Assistant(e) Service Bailleurs - Sénégal - H/F

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

• Le patient d’abord
• Révolutionner la médecine humanitaire
• Responsabilité et liberté
• Améliorer la qualité de nos actions
• Faire confiance
• L’intelligence collective
• Responsabilité environnementale

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

• Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
• Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente, un référent ou à l’adresse prévue à cet effet

CONTEXTE

Les programmes d’ALIMA sont financés dans leur grande majorité par des bailleurs de fonds : bailleurs institutionnels, agences des nations unies, coopérations, fondations privées… Nos principaux bailleurs de fonds sont ECHO, BHA, le CDCS, l’AFD et autres. ALIMA mène également des projets en consortium avec des ONG internationales et d’autres partenaires ou instituts de recherche. Un grand nombre de nos bailleurs et partenaires ont des représentants sur le terrain, la relation avec eux se construit donc directement depuis les bureaux pays d’ALIMA. Le financement des projets, et donc la recherche de fonds, relève de la responsabilité de la mission, avec l’appui des équipes des opérations et des équipes support de Dakar. Un.e Responsable Relations Bailleurs est présent dans chaque pays. Au siège, un service dédié appuie les équipes opérationnelles pour la relation avec les bailleurs de fonds, notamment pour la veille des appels à proposition, le suivi contractuel, et la communication officielle avec les différents bailleurs. Ce service fait partie de la Direction des Opérations et est composé d’une Responsable du Service Relations Bailleurs, une Référente Bailleurs Recherche, un.e Grants Officer, et d’un.e Référent.e Bailleurs par desk géographique. ALIMA dispose également d’un Département du Développement, basé à Paris, Dakar et New York, chargé notamment de la recherche de fonds auprès de donateurs privés et des fondations.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Rattaché.e hiérarchiquement à la Responsable du Service Relations Bailleurs, l’Assistant.e Service Bailleurs apporte un support à l’ensemble de l'équipe bailleurs du siège.

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES

1. Contribuer à la bonne gestion contractuelle et au respect des procédures des bailleurs de fonds :

• Appuyer le respect des procédures contractuelles des bailleurs de fonds et soumettre les documents (propositions, rapports) aux formats spécifiques requis par les bailleurs, ainsi que sur les plateformes de mise en ligne.
• Assurer la mise à jour régulière des outils de gestion des contrats, vérifier la complétude des informations et envoyer des rappels afin que les délais soient respectés.
• Assurer le suivi de la complétude de l’archivage des documents contractuels.
• Appuyer les procédures de due diligence.
• Fournir un soutien administratif au département financier en cas d’audit et lors de la clôture annuelle.

1. Contribuer à la recherche de financements :

• Assurer une veille constante des appels à projets et appuyer la recherche de nouvelles opportunités de financement.
• Établir des résumés des appels à projets et contribuer à la collecte et à la centralisation des informations sur les nouvelles possibilités de financement, les appels à propositions et les lignes directrices des bailleurs.
• Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions d’arbitrage pour les appels à projets, ainsi que la rédaction et diffusion des comptes-rendus de ces réunions.

1. Soutenir les différents membres de l'équipe dans le reporting et la relation bailleurs :

• Assurer un appui à la relecture des rapports et des propositions de projet.
• Assister les référents bailleurs desk dans le développement de notes conceptuelles et de propositions de projets, en répondant de manière adéquate aux requêtes des bailleurs de fonds.
• Élaborer des notes d'information et des présentations pour appuyer la préparation des rendez-vous avec les bailleurs de fonds.

La liste des tâches n’est pas exhaustive. L’Assistant.e Service Bailleurs pourra être amené à exercer d’autres tâches en fonction des besoins du service.

Expériences

• Formation universitaire en lien avec le poste (sciences politiques, relations internationales…)
• Profil junior accepté mais une première expérience dans un cadre humanitaire fortement appréciée ;
• Connaissance du cycle de projet, du cadre logique et des principaux bailleurs de fonds (UE, UN, etc.) ;

Qualités du/de la candidat.e

• Capacités d’analyse et de synthèse
• Excellentes capacités rédactionnelles ;
• Capacité d’organisation et d’adaptation ;
• Autonomie et esprit d’initiative ;
• Capacité à travailler en urgence et de manière indépendante.